Дізнайтесь чому 150+ клієнтів вибрали
бухгалтерське обслуговування саме у нас

BAS Документообіг КОРП

“BAS Документообіг КОРП” – це програмне рішення для управління бізнес-процесами і спільною роботою співробітників. Програма допоможе організувати електронний документообіг, налагодити процеси, забезпечити контроль виконання завдань, регламентувати управлінську діяльність і підвищити її ефективність.

Програма підтримує багатокористувацьку роботу в локальній мережі або через Інтернет та відповідає всім законодавчим і нормативним вимогам.

Відповідність українському законодавству

“BAS Документообіг КОРП” дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу, відповідно до основних постанов та законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні.

Робота з документами

“BAS Документообіг КОРП” забезпечує роботу з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою. Для карток документів, процесів і завдань передбачені спеціальні інструкції, що полегшують знайомство і роботу з цими об’єктами. У комплект поставки вже входить 45 готових інструкцій.

Зберігання та права доступу

У програмі “BAS Документообіг КОРП” внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.

Типи дозволу, які передбачені в програмі: читання, додавання, редагування або видалення. Також дозвіл може бути взагалі обмеженим.

Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.

Реєстрація вхідних і вихідних документів

“BAS Документообіг КОРП” дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. Наявний інструмент автоматичної генерації наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам. При реєстрації підтримується друк штрих-кодів та реєстраційних штампів.

Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:

  • запуск автоматизованої процедури (бізнес-процесу) розгляду документів і подальшої постановки на контроль,
  • оповіщення виконавців,
  • підтримка регламентованих термінів виконання документів,
  • формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення,
  • подальше формування звітів.

Облік звернень громадян 

У “BAS Документообіг КОРП” є можливість реєстрації та обробки звернень громадян відповідно до Закону України.

Передбачений облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.

Для роботи із зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце. Наявні звіти “Виконання звернень громадян”, “Структура звернень за період”, “Динаміка кількості звернень”, “Список звернень громадян”.

Облік договорів

В “BAS Документообіг КОРП” реалізовано облік договорів:

  • підготовка проекту договору,
  • узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє,
  • облік всіх пов’язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди,
  • облік і контроль термінів дії договорів,
  • автоматичне продовження термінів дії по правилам, зазначеним у договорі,
  • багатовалютний облік сум договорів,
  • робота з багатосторонніми договорами,
  • облік і контроль виконання фінансових зобов’язань за договором,
  • контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура,
  • контроль повернення переданих примірників документів за договором,
  • розірвання договору.

Реєстрація договорів відбувається з допомогою реєстраційної картки договору, де зберігаються реквізити, терміни дії договору, суми, правила оподаткування та інше. Є такі звіти, як “Список укладених договорів”, “Договори, в яких закінчуються терміни дії”, “Супровідні документи за договором”, “Динаміка кількості укладених договорів”, “Динаміка сум укладених договорів”, “Договори, що розірвані”.

Сканування

В “BAS Документообіг КОРП” передбачене завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється у формати jpg, pdf та tif, серед іншого і багатосторінковий.

Підтримується автоматичне розпізнавання штрих-кодів та відсканованих зображень і повнотекстовий пошук у розпізнаних документах.

Автоматичне завантаження файлів з каталогу 

Програма автоматично завантажує файли з каталогу в локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з’являється файл або папка з файлами, вони відразу переносяться в потрібну папку Документообігу із збереженням оригінальних імен та структури папок.

Електронна пошта

Вбудована в “BAS Документообіг КОРП” внутрішня пошта дає можливість:

  • Надсилати електронною поштою безпосередньо з програми будь-які документи.
  • Завантажувати вхідні або внутрішні документи з електронної пошти.
  • При використанні ЕЦП, відправляти і приймати підписані і зашифровані файли.
  • Шукати листи за реквізитами і за допомогою швидкого пошуку по текстовому змісту листів.

Програма автоматично відстежує пошту і виводить повідомлення, що спливає в правому нижньому кутку, при надходженні нових листів.

Виконання завдань по пошті

Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, що автоматично розсилаються програмою.

Перегляд, редагування та контроль версій

Для перегляду і редагування документів “BAS Документообіг КОРП” використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп’ютерах користувачів.

Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на “робочому столі”; користувач бачить перелік, документів, що редагуються, і перелік невиконаних задач.

При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати і часу створення. Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів підтримується порівняння версій.

Шаблони документів і файлів

В “BAS Документообіг КОРП” користувачі можуть налаштовувати і використовувати шаблони файлів і документів, що автоматично заповнюються. При створенні нового документа з шаблона автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.

Штрихкодування документів

В “BAS Документообіг КОРП” всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:

  • роздрукувати на окремому аркуші,
  • роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа,
  • роздрукувати на наклейці,
  • вставити в електронний документ як зображення.

Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Друк реєстраційних штампів документів

В “BAS Документообіг КОРП” користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрих-код.

Зв’язки між документами

В “BAS Документообіг КОРП” реалізовані стандартні зв’язки між документами, які встановлюються автоматично, наприклад, при реєстрації документів. Можна налаштувати додаткові зв’язки між документами і вказати правила використання цих зв’язків для видів документів.

На окремій вкладці картки кореспондента відображається історія листування з кореспондентом. Для будь-якого документу можна побачити його зв’язки, тобто пов’язані документи. Є можливість вивести структуру зв’язків документу у вигляді інформативного звіту.

Кілька резолюцій в документах

У картці документа “BAS Документообіг КОРП” можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом “Розгляд” або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій. Передбачена можливість завіряти резолюції електронним підписом (ЕП).

Переадресування вхідних документів

У програмі “BAS Документообіг КОРП” можна враховувати перенаправлення вхідних документів у сторонні організації, а також отримання перенаправлених вхідних документів від сторонніх організацій. Також можна контролювати терміни виконання перенаправлених документів.

Контроль переданих документів

Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів і контроль термінів повернення переданих документів.

Бізнес-процеси та робота користувачів

У програмі “BAS Документообіг КОРП” реалізована колективна робота з документами за допомогою бізнес-процесів, а саме:

  • Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа.
  • Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролерові для дотримання виконавської дисципліни.
  • Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу. Підтримуються такі варіанти узгодження, як:
    • паралельне,
    • послідовне,
    • змішане (паралельне і послідовне).
  • Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа.
  • Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації та відправки кореспонденту.
  • Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
  • Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.
  • Обробка вхідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідного документа – розгляд, виконання, списання в справу.
  • Обробка вихідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідного документа – погодження, затвердження, реєстрація.

Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, але і ролям. Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів з урахуванням умовної маршрутизації.

Терміни виконання бізнес-процесів контролюються з урахуванням графіків і можуть обчислюватися в днях, годинах і хвилинах.

Реалізовано автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом. Або, наприклад, автоматична передача простроченої задачі на керівника відділу.

Підтримується ієрархія бізнес-процесів. При створенні бізнес-процесу можна вказати, чи він підлеглий чи пріоритетний по відношенню до бізнес-процесу. Є можливість тимчасової зупинки бізнес-процесів.

Можна призначити додаткові умови перевірки, без виконання яких система не дозволить завершити виконання задачі.

В програмі передбачена інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами. Приміром, процес обробки замовлення покупця створюється в “BAS Управління торгівлею”, триває в “BAS Документообіг КОРП” і закінчується в “BAS Управління торгівлею”.

Керування проектною діяльністю

В “BAS Документообіг КОРП” підтримується ведення обліку даних у розрізі проектів. В програмі передбачено:

  • ведення картки та ієрархічної структури проекту,
  • облік трудовитрат у розрізі проектів,
  • формування звітності по проектах,
  • завантаження проекту з Microsoft Project (як джерело даних використовується файл проекту, вивантажений у XML),
  • робота з планом проекту й діаграмою Ганта.

Бізнес-процес проекту включає наступні етапи:

Ініціація

  • Планування.
  • Затвердження плану.
  • Старт проектних робіт.
  • Виконання.
  • Завершення.

Звіти з проектної діяльності:

  • Поточний стан проектних задач.
  • Задачі, які скоро повинні початися.
  • Задачі, які скоро повинні закінчитися.
  • План-факт за строками.
  • План-факт трудовитрат.

Організація заходів

Автоматизовані процеси організації заходів (нарад, конференцій та будь яких інших): підбір учасників, сповіщення учасників, облік і контроль виконання рішень тощо.

Програма підтримує необхідні кроки від підготовки і до аналізу ефективності проведення заходу:

  • Зовнішні та внутрішні заходи.
  • Протокольні заходи (наради, засідання, ради директорів).
  • Бронювання приміщень.
  • Підбір зручного для учасників часу проведення.
  • Формування програми та протоколу.
  • Прийняття рішень і контроль їх своєчасного виконання.

Бізнес-процес включає:

  • Підготовка:
    • планування учасників, місця й часу заходу,
    • оформлення програми заходу,
    • погодження участі (місця, часу),
    • підготовка матеріалів до заходу,
    • розсилка учасникам матеріалів до заходу.
  • Проведення:
    • фіксування присутніх/відсутніх,
    • фіксування прийнятих рішень.
  • Оформлення протоколу:
    • підготовка протоколу,
    • погодження протоколу,
    • затвердження протоколу.
  • Виконання рішень.

В комплект поставки наявні різноманітні звіти:

  • Які заходи були проведені за період.
  • Як росте або зменшується кількість заходів в організації.
  • Скільки часу витрачається на заходи.
  • Заходи якого виду найчастіше проводяться в організації.
  • Хто зі співробітників ігнорує заходи.
  • Хто з голів/організаторів порушує строки.
  • По яких заходах були пропущені рішення.
  • Інші.

Зручність роботи на кожен день

Вікно “Поточні справи” на робочому столі відкривається при старті програми. Воно показує: завдання користувача і підлеглих (для керівників), події календаря, повідомлення пошти та форуму, заходами, актуальні документи в роботі, інформацію з обліку часу, в віджеті “Відсутності”, відображається список співробітників, які відсутні в офісі з різних причин, наприклад у зв’язку з роботою віддалено.

Вікно “Мої завдання” показує списки завдань поточного користувача на закладках “Завдання мені” і “Завдання від мене”. Завдання можна позначати прапорцями різних кольорів. Це зручно при роботі з великою кількістю завдань.

Пошук

В процесі пошуку конкретного документа можуть бути використані реквізити документа та інформація його змістовної частини. Тобто реалізовано повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів).

Облік робочого часу та контроль виконання

У програмі можна вести щоденну звітність співробітників, яка містить дані про час, проект, зміст роботи або про відсутність на роботі з різних причин. На підставі цих даних можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.

Можна вести загальний і персональний календарі і підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Записи календаря можна створити на підставі задачі, документа, листа, заходу тощо.

Організація розподіленої інформаційної бази

В програмі передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази, серед іншого і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.

Обмін даними з іншими програмами

В “BAS Документообіг КОРП” передбачена можливість інтеграції з “BAS ERP”, “BAS Управління холдингом”, “BAS Управління торгівлею”. Це дозволяє починати бізнес-процес в одній системі, а продовжувати в іншій. Також можна налагодити інтеграцію і з іншими системами управління.

Правила обміну готові для використання і налаштування обміну за допомогою обробки “Універсальний обмін даними у форматі XML”.

Веб-сервіси роботи з файлами

“BAS Документообіг КОРП” може виступати як зовнішня по відношенню до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між “BAS Документообіг КОРП” та іншим додатком здійснюється за допомогою веб-сервісів.

Застосування програми як бібліотеки файлів дозволяє:

  • приєднувати файли до об’єктів вашої інформаційної бази,
  • розвантажити вашу інформаційну базу за рахунок перенесення збережених файлів в “BAS Документообіг КОРП”,
  • забезпечити безпечне і централізоване зберігання інформації вашого підприємства,
  • інтегрувати файли, пов’язані з вашою інформаційною базою, в загальний документообіг підприємства,
  • організувати єдине сховище файлів для різних інформаційних баз і додатків.

СЕРВІСНЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ

Підтримка користувачів програмного продукту “BAS Документообіг КОРП” здійснюється за наявності діючого договору Інформаційно-технологічного супроводу (ІТС).

При купівлі програмного продукту ви отримуєте три місяці безкоштовного інформаційно-технологічного супроводу.

Якщо у вас залишились питання, або вам потрібна більш детальна консультація звертайтеся до наших спеціалістів за вказаними на сайті номерами телефонів або за допомогою форми замовлення консультації нижче.

Потрібна консультація?

Відповімо на всі запитання, просто заповніть форму

    Consulting GroupGolden Share

    Україна, Київ,
    вул. Михайла Омеляновича-Павленка, 4/6, поверх 11
    +38 (044) 237 72 76, +38 (093) 188 45 40